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Zwei Geschäftsleute arbeiten gemeinsam an einem Laptop

E-Rechnung: Jetzt gut vorbereitet sein

Bereit für die E-Rechnung?

Die gesetzlichen Vorgaben für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ändern sich. Auch für Unternehmen wird es deshalb immer wichtiger, ihre Rechnungsprozesse frühzeitig digital aufzustellen.

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Was gilt künftig?

Was gilt künftig?

  • Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
  • Ab dem 1. Januar 2027 gilt für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro grundsätzlich auch die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden.
  • Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann auch für Unternehmen mit einem geringeren Jahresumsatz.
  • Damit werden E-Rechnungen künftig einen deutlich größeren Teil des Geschäftsalltags ausmachen.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Anders als Papierrechnungen oder PDFs sind elektronische Rechnungen strukturierte und maschinenlesbare Datensätze. Sie entsprechen einer festen EU-Norm und müssen in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Seit Januar 2025 sind inländische Unternehmen verpflichtet, im B2B-Sektor E-Rechnungen auszustellen. Es gilt eine Übergangszeit bis Ende 2027.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Eine frühzeitige Vorbereitung lohnt sich: Prüfen Sie, ob Ihre bestehenden Systeme und Prozesse bereits für den Empfang und später auch für den Versand von E-Rechnungen geeignet sind.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass das Sie das Thema möglichst bald mit ihrem IT-Experten, den Verantwortlichen in der Buchhaltung und ihrem Steuerberater besprechen.
Die gute Nachricht: Die gängigen Buchhaltungsprogramme sind bereits heute in der Lage, elektronische Rechnungen zu verarbeiten.

Auch die Datensicherheit sollte berücksichtigt werden. Daher empfiehlt es sich, Beschäftigte, die mit Rechnungen arbeiten, entsprechend zu schulen. Besonderes Augenmerk sollte zudem auf die Archivierung gelegt werden: Es muss sichergestellt sein, dass E-Rechnungen mindestens zehn Jahre lang – ab dem Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses – jederzeit und ohne größeren Aufwand ausgewertet werden können.

Bitte beachten Sie, dass Sie für die Erstellung Ihrer E-Rechnungen Ihr bei uns geführtes Geschäftskonto als Bankverbindung in Ihrem Buchhaltungsprogramm hinterlegen.

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FAQ zur elektronischen Rechnung

Was brauche ich, um elektronische Rechnungen zu erstellen oder zu empfangen?

Sie brauchen einen Internetanschluss und den Zugang zu einer Rechnungssoftware. Außerdem benötigen Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Rechnungskontakte.

Sind digitale Rechnungen und elektronische Rechnungen das Gleiche?

Nein, eine digitale Rechnung ist nicht unbedingt eine elektronische Rechnung. Digitale Rechnungen können unstrukturierte Rechnungsdaten im PDF- oder Word-Format oder gescannte Papierrechnungen sein. Bei der elektronischen Rechnung handelt es sich um eine Rechnung in einem strukturierten XML-Datenformat.

Wie lange muss ich elektronische Rechnungen aufbewahren?

Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche gesetzliche Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen: Alle Dokumente müssen Sie mindestens zehn Jahre archivieren.

Haben elektronische Rechnungen etwas mit dem elektronischen Handelsregister zu tun?

Nein, das elektronische Handelsregister ist ein öffentliches Register, das Informationen über die wirtschaftlichen Verhältnisse von Kaufleuten und Unternehmen bereitstellt. 

Ist der Versand von elektronischen Rechnungen sicher?

Im digitalen Rechnungsprozess ist das Risiko eines Betruges äußerst gering, da alle Rechnungen elektronisch erfasst werden. Eine Rechnung kann nur weiterverarbeitet werden, wenn sie von der verantwortlichen Person freigegeben wird.

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